Bemanningsenheten

Bemanningsenhetens huvudsakliga uppdrag är att stödja Visby lasarett och psykiatrin med vikarier vid korttidsfrånvaro hos ordinarie omvårdnadspersonal. Tillsammans med HR-funktionen följer vi upp och bevakar LAS i att matcha och boka vikarier i aktuella yrkesgrupper. I enhetens uppdrag ingår att administrera och följa upp avrop till hyrbolag, koordinera vårdplatser och vårdnära service.

Enhetens uppdrag är under översyn och kan komma att förändras. Vi ser gärna att du är en del av det!

Dina arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter spänner över ett stort område som rör bemanning av korttidsfrånvaro hos enheternas ordinarie personal. Ditt primära arbetsredskap är datorn och  personalplaneringssystemet Medvind där du sköter kontakter, bokningar, schemaläggning och arbetstidsregistrering för enhetens månadsanställda resursteam, timanställda, inhyrd personal och delvis även enheternas ordinarie personal.

Du arbetar med avrop, avtal och uppföljning av externa konsulter. Arbetsuppgifterna innebär att ta emot verksamhetsbehov, bistå i behovsformulering. Du skickar ut avrop till bemanningsföretag, sammanställer avropssvar, tecknar avtal på begäran av chef samt tillser efterlevnad av ramavtal och rutiner gällande externa konsulter. Kontakter med bemanningsföretag och schemaläggning samt omdisponering av inhyrda konsulter ingår också i ditt arbete. Fakturagranskning av kostnader för inhyrda konsulter ingår också, där du kontrollerar att faktura överensstämmer mot tidrapport, fakturaunderlag samt övriga avtalade villkor och ersättningar.

Du har många kontakter med enheter, planerare och anställda, vilket ställer krav på kommunikation, bemötande och helhetsblick för att prioritera bland arbetsuppgifter och  bemanningslösningar. Vid behov kontaktar du ordinarie personal lokalt på enheter om ändringar av arbetstid på uppdrag av och i dialog med enhetschef.

Du företräder arbetsgivaren i kontakten med medarbetare och planerar/bokar arbetstid i enlighet med gällande arbetsrättsliga lagar och avtal. Du deltar i basintroduktion för nyanställda och planerar för introduktion på olika avdelningar. Du administrerar passerkort, e-tjänstekort, tjänstebehörigheter och omklädningsskåp.

Andra administrativa arbetsuppgifter utifrån verksamhetens uppdrag kan tillkomma.

Din fysiska arbetsplats finns på Visby lasarett. Möjlighet till distansarbete finns för del av arbetstid. 

Vi har öppet dagligen dagtid. Helgtjänstgöring ingår.

Vem är du?

Du har god vana av administrativt arbete och förmågan att organisera och strukturera ditt arbete. Du är en lagspelare likväl som du är trygg i att arbeta självständigt och du har alltid ett professionellt och respektfullt bemötande. Du är trygg med att fatta beslut utifrån ditt arbetsområde och roll, likväl som du vet när och vart du ställer frågan vid behov av stöd.

Du har minst gymnasial utbildning och en hög digital mognad, vilket innebär att du lätt navigerar i och lär dig nya system som krävs för arbetet. Du tar egna initiativ och tar ansvar för att lära och slutföra uppgifter.

Du behöver ha god förmåga att kunna växla fokus mellan det brådskande kortsiktiga samtidigt som du håller kvar det långsiktiga arbetet parallellt. Du har lätt för att anpassa dig till förändrade förutsättningar och prioritera om beroende på situation. Du hanterar stressade situationer med bibehållet professionellt förhållningssätt och bemötande.

Du har en positiv framtoning och navigerar tryggt i kommunikationen både i tal och skrift. Du är trygg i det svenska språket, språkkunskap i svenska motsvarande lägst nivå C1 enligt Europarådets nivåskala är ett krav.

Erfarenhet av administrativt arbete med planering av schema, arbetstid och organisering inom hälso- och sjukvård är meriterande. Liksom kunskaper i bemannings-/schemasystem samt arbetsrättsliga lagar och avtal.

För anställning är det en förutsättning att du kan uppvisa visa upp ID-handling, personbevis och eventuellt arbetstillstånd samt utdrag ur polisens belastningsregister.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Urval kommer ske löpande under ansökningsperioden.