Offentlig plats och avdelningsstöd

Park- och trafikavdelningen ansvarar för frågor som rör parker, grönområden, trafik och gata, offentlig platsmark, kollektivtrafik samt Region Gotlands fordonsorganisation. Uppdraget sträcker sig från planering och utveckling till drift och underhåll. Avdelningen består av fem enheter: park, trafik och gata, kollektivtrafik, offentlig plats och avdelningsstöd samt fordon och anläggning. Tillsammans bidrar de till samhällsbyggnadsprocessen och utvecklar arbetssätt och samverkan för att ge bästa möjliga service till medborgare och besökare. Avdelningen är ständigt i stort mediafokus och hanterar ett stort inflöde av frågor från allmänhet, näringsliv och besöksnäring. Vi ger politiken beslutsunderlag och stöd i komplexa frågor.

Enheten offentlig plats och avdelningsstöd arbetar med och stöttar park- och trafikavdelningens olika verksamheter. Inom enheten arbetar handläggare, koordinator, administratör och kommunikatör. Enheten stöttar avdelningen med och bidrar till planering, administration, kommunikation, arkivering, rapportering, ekonomihantering samt informations- och dokumenthantering.

Vi är en liten grupp medarbetare med ett starkt kollegialt stöd, där fokus ligger på att hjälpa varandra att ge bästa möjliga stöd till avdelningens verksamheter. 

Dina arbetsuppgifter

Som administratör på park- och trafikavdelningen har du ansvar för administrativa uppgifter för kollektivtrafiken, uppgifter kopplat till Regions Gotlands fordonsflotta samt andra administrativa uppgifter för avdelningen. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat ansvar för funktionsbrevlådor, ärende- och dokumenthantering samt kontering, fakturering och redovisning. Du kommer att administrera register och system, ansvara för bokningar och anmälningar till olika möten och aktiviteter.

Du får också möjligheten att själv utveckla administrativa frågor genom att skapa strukturer, checklistor och rutiner som ger stöd till chefer och medarbetare i deras administrativa arbete. Även inköp, beställningar och fakturagranskning ingår i rollen. Rollen kommer att utvecklas över tid beroende på verksamhetens behov och din kompetens.

Vem är du?

Du har en teoretisk gymnasieutbildning och eftergymnasiala kurser inom administration, digitalisering eller ekonomi, eller erfarenhet som kan bedömas likvärdigt. B-körkort för manuell växellåda är ett krav. Du har minst tre års erfarenhet av att ha arbetat i ett administrativt uppdrag och har arbetat i flera olika system.

Om du har erfarenhet av regionens dokumenthanteringssystem, Docpoint, W3D3, GDPR- eller arkivfrågor är det meriterande.

Förmågan att snabbt lära sig nya system och använda de digitala lösningar som finns tillgängliga är avgörande för att vara framgångsrik i rollen. Du kommer också ofta att behöva förklara system för andra, vilket kräver viss pedagogisk förmåga. På grund av att uppdraget innehåller uppgifter inom dokumentation krävs att du har god förmåga att skriva text på svenska.

Du är en god kollega som förstår att utveckling sker genom samarbete och samverkan. Du är lösningsfokuserad, vilket du visar genom att ta in ny kunskap och använda din erfarenhet på ett flexibelt sätt för att hitta nya lösningar. Du har också förmågan att arbeta självständigt, själv identifiera vad som behöver göras, lägga upp en plan och agera. Rollen innebär att ge stöd åt andra, vilket också innebär att det är viktigt att du är hjälpsam och serviceinriktad.

Varmt välkommen med din ansökan!