Informationsförvaltningsenheten

Region Gotland och regionstyrelseförvaltningen har en enhet som är specialiserad på förvaltandet av regionens verksamhetsinformation. Informationsförvaltningsenheten ansvarar för områdena arkiv, informationssäkerhet, dataskydd, systemförvaltning och registratur. I den regiongemensamma registraturen har vi samlat resurser och kompetens för att stödja och ge råd till Region Gotlands olika verksamheter i samtliga förvaltningar. Du kommer att ingå i ett registratorsteamet till vilket vi nu söker vår sjunde medlem.

Dina arbetsuppgifter

Som registrator ansvar du för att registrera och distribuera inkommande handlingar till olika verksamheter genom Region Gotlands dokument- och ärendehanteringssystem. Du är en nyckelfunktion vid diarieföring. Du lägger upp ärenden, ger stöd och råd till verksamheterna och i förekommande fall ger du service till allmänheten i frågor som rör diarieföring och allmänna handlingar. Som registrator hanterar du nämndernas inkommande post, fördelar till berörd verksamhet, samt vid begäran om allmän handling ombesörjer du utlämnandet.

Du kommer att sitta tillsammans med den verksamhet som du är främst satt att stödja, men du har din organisatoriska tillhörighet i den gemensamma registratorsfunktionen och tillhör ett team med sex andra kollegor. Närheten till verksamheten som du stödjer har en fördel i att du som registrator blir en naturlig del av verksamhetens arbetsprocesser och informationsflöden.

Informationsförvaltningsenheten och registratorsfunktionen är en viktig funktion för tilliten till den demokratiska processen. Registraturens arbete styrs av lagar, styrande och stödjande dokument. Att ständigt förfina och utveckla rutiner och processer är en viktig del av arbetet likväl som att följa de rutiner som teamet och verksamheterna har upprättat.

Vem är du?

Vi söker dig som har relevant gymnasial eller eftergymnasial utbildning. Utbildning inom inom offentlighet och sekretesslagstiftning, dataskyddsförordningen, arkivering samt registratorsutbildning är meriterande.

Erfarenhet av registratorsarbete eller administration är meriterande samt erfarenhet av dokument- och ärendehanteringsprogram. Det är meriterande om du har kunskaper om de regelverk som styr informationshantering vid en offentlig verksamhet, såsom offentlighet- och sekretesslagen, dataskyddsförordningen och förvaltningslagen.

Du bör ha ett intresse och fallenhet för administration, registrering och arkivering. Har du även erfarenhet från kommunal/offentlig verksamhet är det meriterade. För oss är det viktigt att du är bra på att kommunicera på svenska, både i tal och i skrift.

Som person är du självgående, noggrann, problemlösande och ödmjuk. Eftersom arbetet innebär både externa och interna kontakter är det viktigt att du är kommunikativ, serviceinriktad samt har lätt att samarbeta och ta kontakt med nya människor. Du bör vara stresstålig och ha en förmåga att kunna hantera många uppgifter samtidigt. Vi ser dessutom att du är resultatorienterad, ansvarstagande och är bra på att strukturera ditt arbete. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.