Administrativa enheten

Du har din hemvist i socialförvaltningens administrativa enhet där du har 14 trevliga kollegor som i sina olika roller också arbetar förvaltningsövergripande och självständigt i sina respektive uppdrag. Inom vår enhet krävs mycket eget ansvar och motivation men vi tar gärna stöd av varandra när det behövs och har en gemenskap som sträcker sig långt utöver de arbetsrelaterade frågorna. Du kommer att få arbeta i ett glatt gäng med positiv anda och energi där varje medarbetares unika bidrag uppmärksammas och uppskattas.

Dina arbetsuppgifter

Som förvaltningsassistent inom socialförvaltningen kommer du att arbeta nära och vara ett stöd till förvaltningschef, HR- chef, ekonomichef samt administrativ chef. Vi erbjuder en varierad och utvecklande roll där du aktivt bidrar till att skapa goda förutsättningar för det dagliga arbetet. Som administrativt stöd till våra chefer bidrar du kontinuerligt till verksamhetens förbättringsarbete, där uppgifterna kan variera från praktiska insatser till mer strategisk planering och långsiktig utveckling.

I rollen ingår bland annat att ansvara för att boka olika möten, planera dagordningar och skriva protokoll. Du kommer även att arbeta med uppgifter såsom fakturahantering, planera och genomföra bokningar av resor samt koordinering av mindre och större evenemang inom förvaltningen.

Du är inte främmande för att utveckla och implementera strukturer samt rutiner som förenklar arbetsflödet för både chefer och medarbetare. Det kan exempelvis vara att utarbeta rutiner för introduktion av nya medarbetare eller att ta fram information till intranätet och planera och genomföra utskick. Ett uppdrag som ingår är även att hantera den stiftelseutdelning som socialförvaltningen genomför årligen.

Du kommer att arbeta självständigt och ha många kontaktytor både internt och externt, vilket kräver en hög grad av initiativförmåga och samarbetsvilja.

Rollen kan komma att utvecklas över tid beroende på verksamhetens behov. På sikt kan rollen innebära att du kommer att arbeta med systemadministrativa uppgifter inom socialförvaltningens verksamhetssystem.

Vem är du?

Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning inom administration, ekonomi eller annan relevant utbildning som vi bedömer likvärdig. Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Du har flerårig erfarenhet av administrativt arbete. Du kan uttrycka dig obehindrat på svenska, både i tal och skrift, och har en väl utvecklad förmåga att kommunicera. Du har erfarenhet av att arbeta i olika stödsystem och har goda kunskaper inom MS Office-programmen. B-körkort är ett krav.

Du är intresserad av ett stimulerande och varierande arbete där du arbetar administrativt och serviceinriktat, och känner dig bekväm med att arbeta självständigt. Du trivs med att organisera, prioritera och motiveras av att stötta andra. Vi lägger stor vikt vid att du har ett professionellt bemötande, god samarbetsförmåga, samt att du är lyhörd och strukturerad. Du har även förmåga att fatta självständiga beslut och implementera lösningar inom ramen för vår verksamhet.

Utöver de formella kraven lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper som är betydelsefulla för rollen.

Varmt välkommen med din ansökan!