Vilka är vi?

Region Gotland spenderar årligen ca 2,5 miljarder kronor på upphandlingspliktiga inköp och hanterar ca 180 000 leverantörsfakturor. Med ett samhällsviktigt och skattefinansierat uppdrag är det centralt att göra goda affärer. Region Gotland kommer under 2022 att byta system för fakturahantering och e-handel till Visma Proceedo och vi behöver dig som vill vara en av våra nyckelpersoner i arbetet med att utveckla vår e-handel och fakturahantering. Vi söker därför nu en utvecklingsinriktad e-handels och fakturaadministratör.

På ekonomiavdelningen arbetar 45 personer med såväl ekonomistyrning, ekonomistöd och ekonomiadministration som inköp och upphandling. Tjänsten kommer att var placerad på enheten för ekonomiservice där du ingår i ett team för drift av e-handelssystemet.

Region Gotland är öns största arbetsgivare med en mängd olika kompetenser. Hos oss har du möjlighet att få vara med och påverka och göra skillnad för medborgare, samhället och världen. Du blir en viktig person i en stor organisation med otroligt mycket kunskap. Viktiga ledstjärnor för vårt arbete är delaktighet, förtroende och omtanke. Du får tillgång till ett mycket spännande arbete med goda utvecklingsmöjligheter i offentlig sektor och samtidigt bo på vackra Gotland mitt i ett världsarv.

Dina arbetsuppgifter

Som e-handels och fakturaadministratör kommer du att arbeta med att övervaka inköps- och fakturaflödet samt avvikelser i e-handels och fakturafunktionen, arbeta med telefon och mejlsupport för att stötta våra användare, leverantörer och externa parter med deras frågor kring e-handel och ansluta nya leverantörer i e-handelssystemet. Utöver detta arbetar du med administration kring kataloger, behörigheter, användare och leveransadresser. Du kommer att bidra i arbetet med att effektivisera och utveckla Region Gotlands fakturahantering och e-handel. Detta är viktiga delar i Region Gotlands pågående utvecklings- och digitaliseringsarbete.

Det är viktigt att du har förmåga att analysera, besvara och följa upp de frågor som inkommer till enheten, att du är noggrann och har god kompetens i det systemadministrativa arbetet. Vidare deltar du i arbetet med att identifiera och löpande genomföra förbättringar i arbetet. I detta kan exempelvis ingå att skriva FAQ, utarbeta och genomföra utbildningar samt tillsammans med systemförvaltare och systemadministratörer hantera löpande systemutveckling och administrativa uppgifter. I tjänsten ingår även att skriva underlag och bistå med att uppdatera inköpssidor på Region Gotlands intranät och på gotland.se.

Arbetet innebär många kontakter med såväl interna medarbetare som med våra leverantörer och andra externa parter. I tjänsten ingår att samarbeta med systemförvaltare, systemadministratörer samt övriga medarbetare i deras arbete. I rollen förväntas ett professionellt bemötande, god pedagogisk förmåga och ett lösningsorienterat perspektiv.

Vem är du?

Vi söker dig som har följande:

• Gymnasieexamen inom exempelvis ekonomi eller inköp alternativt utbildning eller arbetslivserfarenhet som Region Gotland bedömer motsvarar kraven i tjänsten
• Van vid serviceorienterat arbete
• Erfarenhet av arbete i kundtjänst eller support/rådgivande funktion
• Mycket goda kunskaper i att arbeta med olika IT-system
• Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete med e-handel och elektroniska flöden
• Erfarenhet av arbete med fakturahantering
• Erfarenhet av systemadministration i system Visma Proceedo, Visma Inköp och faktura eller andra liknande system
• Erfarenhet av ärende- och dokumenthantering
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av arbete i offentlig sektor

Vi söker dig som sätter stort värde i gott professionellt bemötande till alla, genomför ett arbete med hög kvalitet och ser vikten av löpande utveckling. Du ska kunna bedriva ditt arbete självständigt och samtidigt vara en god samarbetspartner. Då arbetet omfattar många kontakter är det viktigt att du är bra på att samarbeta och skapa goda relationer samt inge förtroende och ha hög integritet. Du värdesätter att ge god service och stöd. Det är viktigt att du är strukturerad och noggrann. Du är resultat- och lösningsorienterad samt uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska.

Stor vikt kommer att läggas vid de personliga förmågorna.