Vilka är vi?

Som en del av Region Gotland ansvarar socialförvaltningen för socialtjänst, äldreomsorg, hemsjukvård, individ- och familjeomsorg och omsorg om funktionshindrade på hela Gotland. Våra cirka 1900 medarbetare är med och skapar en effektiv verksamhet som har brukarna i centrum.

Myndighetsavdelningen och kvalitets och utvecklingsavdelningen i socialförvaltningen har gemensamt ett brett uppdrag som spänner över flera stora ansvarsområden.
På myndighetsavdelningen arbetar vi med handläggning enligt socialtjänstlagen (SOL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Vi ansvarar även för avgiftshandläggning och bostadsanpassningsbidrag. Vi utreder, beslutar och följer upp insatser till personer som på grund av ålder eller funktionsnedsättning är i behov av stöd och omsorg.

Kvalitet och utvecklingsavdelningen har det övergripande ansvaret för kvalitetsstyrning och kvalitetskontroll i förvaltningens verksamheter. Vi arbetar på förvaltningsnivå med upprättande av kvalitetskrav och genomför kvalitetsuppföljningar i förvaltningens verksamheter. Vidare arbetar vi med övergripande utvecklings- och uppföljningsfrågor, svarar på remisser och följer utvecklingen i våra verksamhetsområden på nationell nivå. I Kvalitets- och utvecklingsavdelningen ingår också förvaltningens Hälsofrämjande enhet med dagverksamhet för personer med demenssjukdom samt anhörigteam och Senior team.

På vår arbetsplats ser vi mångfald som berikande. Välkommen att bli en av oss!

Dina arbetsuppgifter

Som administrativ assistent ingår du i myndighetsavdelningens ledningsgrupp. Ditt ansvar är att ge administrativt stöd till både avdelningarnas chefer och ledningsgrupper samt i vissa delar även till avdelningarnas medarbetare.

I rollen ingår att:

• Vara sekreterare på bland annat ledningsgruppsmöten, samverkans möte och andra förekommande möten.
• Sköta fakturahantering och granskning av fakturor i gällande verksamhetssystem.
• Sköta hantering av medarbetares frånvaro samt administration inför lönehantering i gällande HR system.
• Ge cheferna stöd i förberedelserna inför årliga medarbetar- och lönesamtal.
• Genomföra administrativa och praktiska arbetsuppgifter på uppdrag av chef eller ledningsgrupp, exempelvis ingå i en arbetsgrupp, genomföra fysiska eller digitala inköp, beställa och ordna förtäring till vissa möten eller andra evenemang etc.
• Hantera administration runt nyanställningar, medarbetare som slutar sin anställning samt sjukskrivningar, tex anställningsavtal, beställning av arbetsutrustning, behörigheter, eller hantering av sjukintyg.
• Boka möten och lokaler efter behov.
• Hantera och sortera inkommande fysisk post på Visborg.
• Uppdatera avdelningens rutiner och publicera nya dokument i verksamhetssystemet Docpoint.
• Andra förvaltningsövergripande uppdrag ofta i samarbete med andra administrativa assistenter inom förvaltningen, tex förberedelser inför medarbetsundersökning etc.
• Ingå i ett nätverk för administrativa assistenter på Region Gotland för samverkan och kompetensutveckling.

Det är viktigt att du arbetar utifrån Region Gotlands värdegrund: förtroende, omtanke och delaktighet. Likaså arbetar du för en god arbetsmiljö tillsammans med dina kollegor.

Vem är du?

Vi söker dig som har utbildning motsvarande minst gymnasienivå. Du har en mycket god datorvana och har lätt för att lära dig och hantera olika verksamhetssystem. Du har tidigare erfarenhet av att arbeta med administration och är van att skriva protokoll. Har du tidigare erfarenhet av fakturahantering och verksamhetssystemen Medvind eller Visma är det meriterande. Likaså om du har erfarenhet av arbete inom kommunal/regional organisation. Du är bra på att uttrycka dig i tal och skrift.
B-körkort är ett krav.

Du har god förmåga att självständigt planera och strukturera ditt arbete. Du är bra på att ta initiativ och snabbt ställa om efter verksamhetens behov. Vidare har du har en god social förmåga och ett professionellt bemötande och har lätt att samarbeta med andra samt drivs av att ge bra service.