Vilka är vi?

Arbetet med demokrati, ärendeberedning, juridik och medborgares rättigheter är en central och viktig del i Region Gotland.

Stadssekretariatet ingår i enheten Regionkansliet. Inom stadssekretariatet ansvarar stadssekreterare tillsammans med kanslisekreterare för att förse Region Gotlands förtroendevalda i regionfullmäktige, regionstyrelse samt tillhörande beredningar och utskott med kallelser och handlingar, för att genomföra sammanträden och för att skriva protokoll.

Just nu pågår ett viktigt arbete med att förbättra och kvalitetssäkra ärendeberedningsprocessen, där stadssekretariatet har en central roll.

Dina arbetsuppgifter

Som kanslisekreterare är du en del av regionstyrelseförvaltningens stadssekretariat. Du kommer vara en av två kanslisekreterare och arbeta i nära samarbete med kanslichef, stadssekreterare, andra tjänstepersoner och förtroendevalda.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att stödja stadssekreterarna i administration av regionfullmäktiges och regionstyrelsens sammanträden. Du sköter olika uppgifter både inför, under och efter sammanträdena. I tjänsten ingår bland annat att hantera kallelser och handlingar, efterarbete med protokoll och utskick både digitalt och med post. Du arbetar också med register och arvoden för förtroendevalda och bistår enheten med att hantera fakturor. Andra uppgifter som kan förekomma är att föra minnesanteckningar i olika mötesforum, vara behjälplig med diverse administrativa uppgifter som bokningar av möten och sammanträden, lokaler, resor m.m.

Som administrativt stöd använder sig Region Gotland bl.a. av dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 och ekonomisystemet Visma.

I uppdraget som kanslisekreterare kommer du tillsammans med enhetschef och medarbetare i stadssekretariatet att jobba med verksamhetsutvecklande frågor, främst kopplat till ärendeberedning.

Region Gotland erbjuder dig ett självständigt och varierande arbete där du befinner dig i centrum av ärendeberedningsprocessen och det politiska beslutsfattandet, där du blir en del i en större helhet och där vårt uppdrag bidrar till att göra vardagen bättre för alla gotlänningar.

Vem är du?

Vi söker dig som har gymnasial utbildning, gärna från en teoretisk linje eller program. Vi har som krav att du har goda kunskaper i det svenska språket, både i tal och i skrift. Kompletterande eftergymnasial utbildning som vi ser som passande är meriterande.

Har du tidigare arbetat inom en regionalt eller kommunalt politisk styrd organisation är det meriterade. Vi ser det som positivt om du sedan tidigare har erfarenhet av administrativt arbete och service.

Arbetsuppgifterna är i stor utsträckning digitala och det kräver att du är van att hantera datorprogram från Microsoft Office och har ett intresse av att finna effektiva digitala lösningar. Du har en förmåga att samarbeta, ge service och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Har du ett intresse för samhällsfrågor är det meriterande. Du är effektiv, ordningsam och har förhoppningsvis en vana att snabbt kunna prioritera om bland arbetsuppgifter.

Som person ser vi att du är noggrann i ditt arbete, du har lätt för att se sammanhang och att växla mellan ett övergripande helhetsperspektiv och detaljfrågor. Du besitter goda administrativa färdigheter. Du sätter stort värde i och känner stort ansvar för dina uppdrag, dess genomförande och resultat.

Då du kommer att arbeta nära förtroendevalda och tjänstepersoner på olika nivåer i Region Gotland är det viktigt att du trivs med att skapa goda relationer och att du har lätt för att samarbete med andra. För att lyckas i rollen som kanslisekreterare krävs att du har ett strukturerat arbetssätt, att du har förmågan att arbeta med flera parallella processer samtidigt och att du är en god kommunikatör som obehindrat uttrycker sig i tal och i skrift.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Intervjuer sker löpande.