Verksamhetsstöd

Teknikförvaltningens verksamhetsstödsavdelning ger stöd till förvaltningsledningen och avdelningarna och bidrar till planering, styrning och uppföljning av förvaltningens verksamhet inom HR, kommunikation, kvalitet, IT, digitalisering, verksamhetsplanering-, utveckling och -uppföljning, samt ärende-, informations- och dokumenthantering. Avdelningen fungerar som en länk mellan den övergripande styrningen och stödet från regionstyrelseförvaltningen och den egna förvaltningens enheter och avdelningar.

Avdelningen har också ansvar för förvaltningens kundtjänst vilket ofta utgör kunders och medborgares första kontakt med förvaltningen.

Verksamhetsstöd är en liten grupp medarbetare med ett starkt kollegialt stöd, där fokus ligger på att hjälpa varandra att ge bästa möjliga stöd till förvaltningens verksamheter och utveckla de tjänster vi erbjuder boende och besökare på Gotland. 

På Region Gotland vill vi ge goda förutsättningar för en hållbar balans mellan arbete och fritid. Det gör vi genom ett antal möjligheter till flexibilitet i anställning och arbetssätt. Här kan du läsa mer: https://gotland.se/116276

Dina arbetsuppgifter

Som administratör på verksamhetsstödsavdelningen har du ansvar för ärende- och dokumenthantering på förvaltningsnivå. Du är också förvaltningens arkiv- och GDPR-ansvarige samt förvaltningens systemadministratör för vissa regionövergripande system, bland annat regionens dokumenthanteringssystem. Du kommer att administrera register och system, ansvara för bokningar och anmälningar till olika evenemang. Du får också möjligheten att själv utveckla administrativa frågor genom att skapa strukturer, checklistor och rutiner som ger stöd till chefer och medarbetare i deras administrativa arbete. Även inköp, beställningar och fakturagranskning ingår i rollen. Rollen kommer att utvecklas över tid beroende på verksamhetens behov och din kompetens.

Vem är du?

Du har en teoretisk gymnasieutbildning och eftergymnasiala kurser inom administration, digitalisering eller ekonomi, eller erfarenhet som kan bedömas likvärdigt.

Du har minst tre års erfarenhet av att ha arbetat i ett administrativt uppdrag och har arbetat i flera olika system. Förmågan att snabbt lära sig nya system och använda de digitala lösningar som finns tillgängliga är avgörande för att vara framgångsrik i rollen. Du kommer också ofta att behöva förklara system för andra, vilket kräver viss pedagogisk förmåga. På grund av att uppdraget innehåller uppgifter inom dokumentation krävs att du har god förmåga att skriva text på svenska.

Om du har erfarenhet av regionens dokumenthanteringssystem, Docpoint, GDPR- eller arkivfrågor är det meriterande.

Du är en god kollega som förstår att utveckling sker genom samarbete och samverkan. Du är lösningsfokuserad, vilket du visar genom att ta in ny kunskap och använda din erfarenhet på ett flexibelt sätt för att hitta nya lösningar. Du har också förmågan att arbeta självständigt, själv identifiera vad som behöver göras, lägga upp en plan och agera. Rollen innebär att ge stöd åt andra, vilket också innebär att det är viktigt att du är hjälpsam och serviceinriktad.